基本操作
自治会長・理事会長の設定・役職者変更について
会員の中で、誰が自治会長・理事会長なのかを判別可能なように会員に対してラベルを登録することができます。 登録画面：管理画面＞会員＞ラベル変更 「会長」を選択して確定します。 ※「会長」は会員の中で1名にのみ登録可能です。 会長の役職者が変更となる場合には、以下の手順で「会長」ラベルを付け替えます。 登録画面：管理画面＞会員＞詳細検索 ラベル「会長」を選択し、検索します。 表示された現在の会長を選択します。 ラベル変更から削除対象のラベルに「会長」を選択し、確定します。 ...
抽選機能の使い方
はじめに 抽選機能は、会員に対し様々な抽選を行うことができる機能です。 【利用例】 自治会・管理組合役員を抽選で決める プレゼント配布を抽選で行う 施設予約を抽選で受け付ける 1. 抽選の流れ 1.1. 抽選案件を作成する ①まずは抽選の内容を作成します。 管理画面の［抽選＞＋作成］を選択してください。 ②抽選案件作成の画面で詳細を入力します。 抽選の仕組みは下記の通りです。 項目ごとに当選人数を設定できます。1項目のみの設定も可能です。 ...
施設予約機能の使い方
はじめに 施設予約機能は、様々な施設の予約受付・管理を行うことができる機能です。 【ポイント】 会員は施設を利用したい時、アプリからいつでもどこでも予約することができます 予約内容の確認やキャンセルもアプリから行えます 管理画面から手軽に予約状況の確認・管理・利用集計用のCSVダウンロード等が可能です 【施設例】 自治会館 グラウンド ジム ゲストルーム コミュニティルーム キッズルーム 来客用駐車場 など 1. 初期設定 1.1 施設・区画の登録 施設と区画の違い ...
アンケート機能について
1. アンケート機能でできること アンケートを作成して配布する アンケートの回答期限が近付いた際にはリマインドを行う アンケートの回答を管理画面で確認する アンケートの回答を一括でダウンロードする 2. アンケートを作成する ①［アンケート＞＋作成］をクリックし、新規アンケートを作成します。 質問を作成したら「配信設定」に進みます。 ※質問作成時点で下書き保存が可能です 質問は10問まで、回答形式は3種類から選択します。 ・単一形式（選択肢から1つだけ選択可能） ...
管理画面の説明
ナビゲーション サイドナビゲーション 項目 説明 新規作成 会員に送るメッセージ、回覧板を作成できます。 メッセージ 今まで送ったメッセージの履歴を確認できます。 また、会員をクリックすると右カラムからメッセージを送信することも可能です。 「担当未決定」「担当中」には未読件数が表示されます。 施設予約 施設予約に関する登録、確認ができます。 回覧板 回覧板作成、今まで掲載した回覧板の投稿内容の確認ができます。 アンケート アンケート作成、回答結果の確認ができます。 抽選 ...
新しい管理者・管理メンバーを登録したい
自治会・理事会の運営を行う管理者・管理メンバーを管理画面で登録する方法についてご説明します。 ①［設定＞メンバー＞＋招待］をクリックし、 招待するメンバーのメールアドレスと名前を入力、ユーザータイプを選択してください。 ※メンバーの登録上限数はありません。 一度に最大20名まで招待できます。 ②送信をクリックすると、メンバーに招待メールが送信されます。 メールに記載の招待URLをクリックして、パスワードを設定後、 ログインが可能になります。
会員から問い合わせがあった際に届く、通知メールの設定がしたい
担当の決まっている会員からの問い合わせ通知は、担当者のメールアドレスに届きます。 その他の通知につきましては、以下のように、設定＞通知の設定画面でご設定が可能です。 ・担当者未決定新着通知、アプリ登録問合せ通知 →担当の決まっていない会員から問い合わせがあった際、誰に通知メールを送るかを設定することができます。 初期設定ではアプリのお申込みの際にご記入いただいたメールアドレスが登録されています。 ・施設予約に関する通知 →施設予約完了時とキャンセル時の通知メールの送信先を設定できます。 ...
会員へメッセージを送りたい
①カーソルをメニューバーの「新規作成」に合わせ、「メッセージ」をクリックします。 ②送信先にメッセージを送信したい相手を選択していただきます（複数人選択可能） 件名、本文を入力し、カテゴリ、ラベル、状態にあてはまるものを選択します。 また、任意でメッセージの自動完了設定を行います。 ＜メッセージの自動完了設定＞ 最終更新日から一定期間が経過した際にメッセージのステータスを自動的に完了にできます。 ...
メッセージのテンプレートを作成したい
メッセージテンプレートを登録することで、よく使うメッセージをテンプレートとして使うことができます。 【操作手順】 ①設定 > メッセージテンプレートをクリック ②「テンプレートを追加」をクリックすると、新しくテンプレートを作成できます 上限数は最大100個まで ③タイトルと本文を入力し、保存ボタンをクリックします ④メッセージテンプレートは、メッセージ作成時の画面で使用できます 「テンプレート」をクリックし、使用したいテンプレートのタイトルを選択していただきます。 ...
ラベルとは何ですか？
1. ラベルとは ラベルは「会員」や「会員からのメッセージ」を分類する際に便利な機能です。 ラベル登録対象 ラベルを利用できるシーン 会員 ・会員一覧やメッセージ一覧でラベル検索できます。 ・特定のラベルが付いた会員にのみ回覧板を投稿できます。 会員からのメッセージ ・メッセージ一覧でラベル検索できます。 2. ラベルを作成する ① 「設定＞ラベル＞＋作成］をクリックし、ラベル作成画面でラベル名や背景色など設定してください。 会員とメッセージでラベルは共通です。 3. ラベルを付与する ...
問い合わせ種別のカスタマイズ方法
問い合わせ種別とは 会員が新規でメッセージを作成するときに表示される種別になります。 会員からのメッセージを種類別に分けることが可能です。設定画面から登録できます。 【設定方法】 ①設定のアプリ設定をクリックしてください。 ②新しく種別を追加したい場合は「＋種別を追加」クリックし、項目を追加します（最大15件まで） ③種別の項目名・アプリへの自動応答・担当者・メッセージの自動完了を設定します（項目名：最大50文字まで） ④保存をクリックすると、会員用のアプリに反映されます。 ...
問合せ種別の返信内容をカスタマイズしたい
1. 返信内容のカスタム編集 ①問合せ種別の「アプリへの自動応答」を通常応答からカスタムに変更します。 ②テキストボックスの中に返信内容を記入します。 （文字数上限はありません） ③右下の「保存ボタン」を押して、設定を保存します。 ④会員が問合せ種別を選択すると自動で返信されるようになります。 電話番号を入れた場合、タップすることで直接電話もかけられます。 2. 問合せ種別ごとに担当者を振り分ける 該当する問合せ種別にメッセージがあった際に、メッセージ > 担当中 にメッセージが表示されます。 ...
会員からのメッセージを確認・返信したい
【確認方法】 ①会員が問合せ種別を選択し、メッセージを送信します。 ②会員からの問い合わせはメッセージで確認できます。 ③対応する会員を選択してください。 ※メッセージが未読の場合、黒太字になっています。 ※スレッドの最終更新者が会員の場合、最終更新日の項目に最終メッセージの文頭が表示されます。 ④詳細が右カラムに表示されます。 ⑤チャットの隣下の「≪」ボタンをクリックすると、メッセージ画面が大きくなります。 【返信方法】 ...
メッセージ・ファイルを削除したい
管理画面から以下のメッセージ・ファイルを削除することができます。 管理画面から送信したメッセージ・ファイル 会員アプリから送信されたファイル 削除したいメッセージをマウスオーバーするとゴミ箱ボタンが表示されるため、そこから削除してください。 注意点 削除を行うと、管理画面・会員アプリ側共に 「このメッセージは削除されました」「このファイルは運営者によって削除されました」との表示が残ります。 会員アプリ側からは削除できません。
回覧板を投稿する
特定の会員、または全会員に対し、回覧板を投稿することができます。 回覧板の投稿手順や投稿した回覧板を確認する方法は、以下をご覧ください。 1. 回覧板を投稿する ①メニューバーの回覧板＞＋作成、 または＋新規作成＞回覧板をクリックします。 ②回覧板を作成します。 特定の会員にのみ回覧板を投稿する場合には、対象のラベルを選択してください。 投稿ボタンをクリックすると、回覧板の投稿が完了します。 ※ラベルは予め登録、および会員へのラベル付与が必要です。 ...
回覧板の閲覧者数を確認したい
回覧板一覧にて閲覧者数を確認できます。 また、閲覧者数が1名以上いる時は数字をクリックすることで閲覧者一覧を確認することができます。 ※「閲覧者数」にカウントされる条件は お知らせの「続きを読む」をクリックする、または画像をクリックした場合です。
対応メモの使い方を知りたい
会員とのメッセージ中に対応メモを残すことができます。 こちらは社内用メモとしてご利用できる項目で、管理画面からは閲覧できますが、会員アプリからは見えません。 担当変更の引継ぎ時や進捗の報告などに便利です。 ※「設定＞通知」にてすべての通知を受信する設定にしている場合、 対応メモ登録時にメール通知の設定が可能です。 詳しくは会員から問い合わせがあった際に届く、通知メールの設定がしたいをご参照ください。 ①メッセージ上部の「∨」マークをクリックします。 ...
スマホ管理画面からのメッセージ確認方法
画面の左端ハンバーガーメニューの 担当未決定、担当中、すべてのいずれかより メッセージを確認することができます。 ※フォームから返信したり、＋ボタンから、対応メモを追加することも可能です。
スマホ管理画面からのメッセージの送信方法
①ハンバーガーメニューから、会員をタップしてください。 ②会員一覧が表示されます。 メッセージを送信したい会員の吹き出しのマークをタップしてください。 ③メッセージの件名を入力し、OKをタップすると メッセージ入力画面に移動します。 フォームよりメッセージを送信してください。 ※＋ボタンから、対応メモを追加することも可能です。
ブラウザのポップアップ通知の設定方法
アプリではメッセージ通知をブラウザのポップアップで表示させることが可能です。 【設定方法】 画面右上のアカウント名をクリックし、「ブラウザ通知を有効にする」を選択してください。 ※既に有効になっている場合は「ブラウザ通知を無効にする」と表示されます。 ※ポップアップ通知は、以下のスレッドにメッセージが届いた時に来ます。 ・自分が担当となっているスレッド ・担当未決定のスレッド ※通知が届かない場合、以下設定をご確認下さい。 ・アプリの通知設定にアカウントが設定されているか ...
アカウントの権限設定をしたい
ログインアカウントに権限を設定することができます。 ※権限設定は基本サービスプラン以上のプランをご契約の場合にご利用いただけます。 プランに関するお問い合わせは営業担当までお願いいたします。 【権限の種類】 権限は「管理者」と「一般ユーザー」の2種類です。 メンバー招待時に選択することができます。 管理者 全ての操作を行えます。 ※管理者は必ず1名以上の登録が必須です。 一般ユーザー 管理画面「設定」および「設定」内の項目が全て非表示になります。 会員とのメッセージのやりとり等は可能です。 ...
会員の新規登録申請を承認する
設定＞アプリ設定＞会員の新規利用登録にて 会員の事前登録が「不要」になっている（管理サイトに未登録の会員の新規登録を許可している）場合に 会員アプリから新規登録申請があると「承認待ち」の会員がいることを通知します。 ・会員の新規利用登録画面 ・承認待ちの会員の通知 件名：【回覧ポータル】 新規利用登録の承認依頼が届きました 通知メール本文の「確認する」をクリックすると承認待ち一覧が開きます。 「承認」か「拒否」を選択するため、画面右側の「確認」をクリックします。 ...
全会員に対して共通ファイルをアプリに置きたい
全会員の共通ファイル 会員アプリのファイルタブに全会員共通のファイルをデフォルトで置いておくことができる機能です。 「入居のしおり」など全会員に対して必要なファイルをアップロードすることができます。 画像素材やPDF・テキストファイルを設置可能です。 アプリの見え方イメージ 共通ファイルは会員アプリ「ファイル」内で確認することができます。 共通ファイル用のアイコンが目印です。 設定方法 管理画面 設定 > アプリ設定 > 全会員の共通ファイル で設定 ...
メッセージの「状態」について
1. メッセージの状態 メッセージには［未対応］から始まり［完了］で終わる4つの状態があります。 ［未対応］［対応中］［対応済み］は、すべてのユーザータイプがメッセージ状態の変更ができます。 ［完了］の場合のみ、状態を変更できるユーザータイプを制限することができ、 「すべてのユーザータイプ」or「管理者のみ」から設定できます。 未対応 会員からメッセージが送信され、まだ着手していない状態。 「すべてのユーザータイプ」が変更できます 対応中 メッセージの対応や手配などを進めている状態。 ...