施設予約機能の使い方
はじめに
施設予約機能は、様々な施設の予約受付・管理を行うことができる機能です。
【ポイント】
- 会員は施設を利用したい時、アプリからいつでもどこでも予約することができます
- 予約内容の確認やキャンセルもアプリから行えます
- 管理画面から手軽に予約状況の確認・管理・利用集計用のCSVダウンロード等が可能です
【施設例】
- 自治会館
- グラウンド
- ジム
- ゲストルーム
- コミュニティルーム
- キッズルーム
- 来客用駐車場 など
1. 初期設定
1.1 施設・区画の登録
施設と区画の違い
- 1つの【施設】に複数の【区画】を紐付けできます
- 予約は【区画】単位で行います
- 【施設】では、【区画】の予約枠や予約上限数などを設定します
- 【区画】では、予約受付のON/OFFを切り替えます
①まずは施設を登録します。
［施設予約＞施設一覧＞＋施設登録］から施設の詳細画面を開き、施設情報を登録します。
| 設定項目 | 必須 | 設定内容 |
施設名 | ○ | 任意の施設名を入力します。 |
説明文 | 施設の概要や予約に関する案内などを記載します。 | |
画像添付 | 施設の内装や外観の画像などを添付します。 | |
添付ファイル | 利用者向けの利用マニュアルや利用規約の書類を添付します。 | |
予約可能な会員 | 特定の会員のみ予約を受け付ける場合は、 該当の会員のラベルを指定します。 ※ラベルの登録、および会員へのラベル付与が予め必要です。 | |
予約コマ設定 | ○ | 予約可能な時間、および曜日を選択します。 複数コマ登録する場合は「＋コマを追加する」より追加してください。 1行が予約コマ1つになります。 |
| 一コマあたりの料金（円） | ○ | 一コマあたりの利用料を入力します。 |
請求方法 | ○ | 現地決済、翌月の管理費に合算して請求など、請求方法を記載します。 |
受付期間 | ○ | 予約日を基準に予約受付開始日と予約終了のタイミングを設定します。 |
キャンセル期限 | ○ | 予約日を基準にいつまでキャンセル可能か設定します。 |
| 連続予約上限数 | ○ | 予約可能な空きコマが連続している時に、 何コマまで連続で予約可能か設定します。 |
累計予約上限数 | ○ | 1日または1ヶ月のうちに何コマまで予約可能か設定します。 |
②次に施設の区画を登録します。
［施設予約＞施設一覧＞＋区画登録］から区画の新規登録画面を開き、区画情報を登録します。
設定項目 | 必須 | 設定内容 |
紐付けする施設 | ○ | 区画を紐付ける施設を選択します。 |
区画名 | ○ | 任意の区画名を入力します。 |
| 画像添付 | 区画の内装や外観などの画像を添付します。 | |
補足事項 | アプリの予約日時選択画面に表示されます。 区画特有の内容を記載できます。 | |
予約 | ○ | 予約を受け付ける/受け付けない設定が可能です。 |
利用不可日（複数選択可能） | 特定の日付で施設を利用できない場合に指定します。 ※抽選機能と組み合わせて使う場合は該当の日時を利用不可日にします。 |
③区画登録が完了し受付状況がONになると、会員アプリ側で予約可能になります。
区画が複数ある場合は「＋区画登録」から追加登録してください。
以上で施設・区画の登録は完了です。
1.2 通知の設定
施設予約完了時とキャンセル時の通知メールを受け取れるメンバーを
［設定＞通知＞施設予約に関する通知］で選択します。
※予約日のリマインドメールは届きません。
※予約日のリマインドメールは届きません。
※「すべての通知」に登録されているメンバーも通知対象になります。
2. 施設予約の流れ
2.1 施設の予約/キャンセル
①会員アプリの［その他＞施設予約＞新規予約］を選択します。
※アプリトップページのカスタマイズを行うことで、
※アプリトップページのカスタマイズを行うことで、
ホーム画面に施設予約のリンクボタンを表示させることもできます。
②予約可能な施設一覧で、利用したい施設の「予約に進む」を選択します。
予約したい日程を指定、かつ区画にチェックを入れたら「予約確認画面へ」を選択し、
予約内容を確認の上、「予約を確定する」を選択します。
③予約完了画面が表示されたら「閉じる」を選択します。
以上で施設予約の手続きは完了です。
予約内容は以下の方法で確認できます。
会員 ：予約完了時の通知メール、または会員アプリの予約履歴
メンバー：予約完了時の通知メール、または管理画面の利用集計一覧
メンバー：予約完了時の通知メール、または管理画面の利用集計一覧
※会員はキャンセル期限内であれば予約履歴の「詳細を見る」より予約キャンセルが可能です。
2.2 施設の代理予約/代理キャンセル（※必要な場合のみ）
会員がアプリから施設の予約/キャンセルすることが難しい場合には、
管理画面から代理で手続きが可能です。
①［施設予約＞施設一覧＞予約管理］を選択し、
予約したい日付を指定、かつ区画にチェックを入れて
「選択したコマを代理予約する」を選択します。
②予約する会員を選択し、「確認画面へ」を選択したら
予約内容を確認の上、「代理予約を確定する」を選択します。
以上で代理予約の手続きは完了です。
会員のメールアドレス宛に通知メールも送信されます。
③施設予約を代理キャンセルする場合は、
代理予約の時と同様に予約管理画面を開き、キャンセルしたいコマにチェックを入れて
「選択した予約を代理キャンセルする」からキャンセルを行えます。
会員のメールアドレス宛に通知メールも送信されます。
3. 登録施設の変更
3.1 施設予約の受付終了/再開
施設予約の受付を終了する場合は
［施設予約＞施設一覧＞受付状況］を区画単位でOFFにしてください。
受付を再開する場合は、受付状況を再度ONにしてください。
※施設・区画の削除はできません。
［施設予約＞施設一覧＞受付状況］を区画単位でOFFにしてください。
受付を再開する場合は、受付状況を再度ONにしてください。
※施設・区画の削除はできません。
3.2 施設・区画情報の変更
施設・区画の登録内容の変更は、［施設予約＞施設一覧＞施設編集・区画編集］から可能です。
ただし、既に予約が入っている施設・区画は編集できない項目があります。
例：予約コマ・料金・請求方法など
編集できない項目を変更する際は、施設の作り直しでご対応をお願いいたします。
例：会議室の利用料1コマ900円を、3月から1,000円に値上げする場合
- 会議室の施設名を「会議室（2月まで）」に変更し、
区画で予約されたくない期間を利用不可日に設定します。 - 「会議室（3月以降）」の施設・区画を新規登録し、
区画で予約されたくない期間を利用不可日に設定します。 - 3月になったら「会議室（2月まで）」の予約受付を停止します。
4. 利用状況の集計
［施設予約＞利用集計］より全施設の予約・キャンセル状況を確認できます。
必要に応じて、表示件数や利用開始日の期間を変更してご確認ください。
また、ヘッダーの三角マークが表示されている項目は選択すると並び順がソートされます。
集計結果の出力は「CSVダウンロード」より可能です（※管理者権限のみ）
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